Software en tools online ondernemer

Er bestaan tegenwoordig tools voor ongeveer alles.

Voor je planning.
Voor je administratie.
Voor je e-mailmarketing.
Voor je social media.
Voor je klantprocessen.
En natuurlijk voor het beheren en verkopen van digitale producten.

Dat klinkt handig, totdat je voor iedere taak een andere app gebruikt en vooral bezig bent met schakelen tussen systemen.

Ik houd van digitale tools en probeer graag iets nieuws uit. Maar ik heb ook geleerd dat méér software niet automatisch zorgt voor meer overzicht.

Een tool werkt alleen wanneer hij een duidelijke taak heeft binnen je bedrijf.

Daarom vind je in deze blog geen eindeloze lijst met populaire apps. Ik laat je zien welke software en tools ik zelf gebruik, waarvoor ik ze inzet en waarom ze voor mij wel (of juist niet) werken.

Transparantie: sommige links in dit artikel kunnen affiliate links zijn. Wanneer je via zo’n link een product aanschaft of een account aanmaakt, ontvang ik mogelijk een kleine vergoeding. Jij betaalt daar niets extra voor. Ik deel alleen tools die ik zelf gebruik of goed genoeg ken om aan te bevelen.

Een nieuwe tool voelt vaak als een oplossing.

Je opent een account, kiest een mooi template en denkt: nu ga ik eindelijk georganiseerd werken.

Maar na een paar weken staat dezelfde informatie verspreid over verschillende apps en weet je alsnog niet waar je moet kijken.

Dat ligt meestal niet aan de software.

Het onderliggende systeem ontbreekt.

Voordat ik een nieuwe tool toevoeg, stel ik mezelf daarom drie vragen:

• Welk concreet probleem moet deze tool oplossen?

• Vervangt hij iets wat ik nu gebruik?

• Ga ik hem ook echt onderhouden?

Kan ik daar geen duidelijk antwoord op geven? Dan heb ik waarschijnlijk geen nieuwe tool nodig.

In mijn blog over simpeler werken als zzp’er leg ik uitgebreider uit waarom een eenvoudig systeem meestal beter werkt dan een verzameling slimme apps.

Mijn uitgangspunt blijft: Zo min mogelijk tools, maar wel de juiste.

Niet iedere tool gebruik ik elke dag. Sommige vormen de basis van mijn bedrijf, andere zet ik alleen in wanneer ze een specifiek proces makkelijker maken.

Systeme.io is op dit moment de belangrijkste tool binnen mijn bedrijf.

Ik gebruik het onder andere voor:

• mijn website en blog;

• landingspagina’s;

• verkooppagina’s;

• betaalpagina’s;

• e-mailcampagnes;

• funnels;

• digitale downloads;

• online producten en communities.

Het grote voordeel is dat veel functies op één plek samenkomen.

Ik hoef niet voor iedere landingspagina, mailing of digitale download opnieuw een losse koppeling te maken. Dat scheelt abonnementen, technisch onderhoud en vooral veel geschakel.

Ik wil zelfstandig dingen kunnen bouwen.

Als ik een nieuwe weggever bedenk, wil ik niet eerst drie dagen wachten totdat iemand een formulier, betaalpagina en e-mailflow voor mij heeft ingesteld.

Met Systeme.io kan ik zelf een funnel bouwen, testen, aanpassen en publiceren.

Dat past bij de manier waarop ik werk: een idee snel praktisch maken en daarna verbeteren op basis van wat er daadwerkelijk gebeurt.

Systeme.io geeft je veel mogelijkheden, maar een leeg account bouwt zichzelf niet op.

Je moet nog steeds nadenken over:

• de route die een bezoeker aflegt;

• de inhoud van je pagina’s;

• je e-mails;

• de opvolging na een download of aankoop;

• de structuur achter je producten.

De software maakt het technisch mogelijk. De inrichting bepaalt of het ook logisch werkt.

Wil je Systeme.io zelf bekijken?

👉 Bekijk Systeme.io

Dit is een affiliate link. Als je via deze link een account aanmaakt, ontvang ik mogelijk een vergoeding zonder dat dit jou iets extra kost.

Notion gebruik ik vooral om overzicht te houden over alles wat nog in ontwikkeling is.

Denk aan:

• projecten;

• taken;

• contentideeën;

• productontwikkeling;

• terugkerende processen;

• weekplanning;

• notities en beslissingen.

Voor mij is Notion geen opslagplaats voor ieder bestand. Daarvoor gebruik ik Google Drive.

Notion is de plek waar ik zie:

• waar ik mee bezig ben;

• wat de volgende stap is;

• welke informatie bij een project hoort;

• en welke ideeën voorlopig mogen wachten.

Notion kan bijna alles.

En precies dat is ook het risico.

Je kunt weken besteden aan dashboards, databases, formules en mooie pagina’s zonder dat je werk daadwerkelijk vooruitgaat.

Mijn Notion-omgeving hoeft daarom niet perfect te zijn. Hij moet mij snel antwoord geven op de vraag:

Wat is nu belangrijk en wat is de eerstvolgende actie?

Als een onderdeel meer onderhoud vraagt dan overzicht oplevert, maak ik het eenvoudiger of haal ik het weg.

Voor documenten en bestanden gebruik ik Google Drive.

Daar bewaar ik onder andere:

• klantbestanden;

• administratieve documenten;

• afbeeldingen;

• productbestanden;

• downloads;

• werkboeken;

• procesdocumentatie;

• materialen voor mijn website.

Cloudopslag is op zichzelf alleen nog geen systeem.

Wanneer je alles zonder vaste structuur in Google Drive zet, verplaats je de chaos van je computer naar de cloud.

Daarom werk ik met een vaste mappenstructuur en duidelijke bestandsnamen. Zo hoef ik niet iedere keer opnieuw te bedenken waar iets hoort.

Wil je jouw bestanden beter organiseren? Lees dan ook:

• Een logische mappenstructuur voor je bedrijf maken

• Waarom digitale rommel ook mentale onrust veroorzaakt

Geen zin om zelf een complete structuur te bedenken? Met mijn Drive Blueprint richt je in ongeveer 25 minuten een vaste mappenstructuur in voor klanten, projecten, facturatie en processen.

Mijn inbox is geen takenlijst en ook geen archiefkast. E-mail is voor mij vooral een tijdelijk doorgeefluik.

Een bericht komt binnen en krijgt daarna een bestemming:

• beantwoorden;

• verwerken;

• plannen;

• bewaren;

• verwijderen.

Zolang een bericht zonder beslissing in mijn inbox blijft staan, blijft het aandacht vragen.

Daarom werk ik met een klein aantal labels, automatische filters en een vaste reset. Niet met tientallen mappen en ingewikkelde regels.

Als je inbox nu vooral als opslagplaats functioneert, kun je beginnen met mijn gratis Inbox Reset.

Wil je daarna zorgen dat je inbox ook rustig blijft? Dan helpt de Inbox Structuur Kit je met een praktisch labelsysteem, filters en een vaste workflow.

Voor mijn boekhouding gebruik ik Bunni.

Ik heb boekhoudsoftware nodig om mijn financiële administratie op één vaste plek te verwerken en inzicht te houden in wat er binnenkomt en uitgaat.

Maar ook hierbij geldt: software neemt het denkwerk niet volledig over.

Je moet nog steeds begrijpen:

• wat je boekt;

• waarom je het op een bepaalde manier boekt;

• welke documenten je moet bewaren;

• en wanneer je administratie bijgewerkt moet worden.

Een boekhoudprogramma helpt je om de informatie te verwerken. Een vaste administratieroutine voorkomt dat alles zich vlak voor de btw-aangifte opstapelt.

Mijn advies is daarom niet om automatisch hetzelfde programma te kiezen als ik.

Kijk vooral naar:

• wat je boekhouder gebruikt;

• hoeveel begeleiding je nodig hebt;

• welke functies voor jouw bedrijf belangrijk zijn;

• en of je het programma ook daadwerkelijk prettig vindt werken.

👉 Bekijk Bunni

Canva gebruik ik voor vrijwel al het visuele materiaal binnen mijn bedrijf.

Bijvoorbeeld voor:

• werkboeken;

• checklists;

• digitale downloads;

• Pinterest-pins;

• socialmediaberichten;

• afbeeldingen voor mijn website;

• presentaties en eenvoudige mock-ups.

Het grote voordeel is dat ik ideeën snel visueel kan maken zonder voor iedere kleine aanpassing afhankelijk te zijn van een vormgever.

Maar ook Canva heeft een valkuil.

Je kunt eindeloos blijven schuiven met kleuren, lettertypes en elementen. Voor je het weet kost één simpele pin meer tijd dan het schrijven van een complete funnel.

Daarom probeer ik te werken met:

• vaste merkkleuren;

• een beperkt aantal lettertypes;

• herbruikbare ontwerpen;

• en duidelijke formats per type content.

Een goed template bespaart niet alleen ontwerptijd. Het voorkomt ook dat je bij iedere nieuwe afbeelding weer vanaf nul begint.

Zapier gebruik ik om kleine handelingen tussen verschillende tools te automatiseren.

Bijvoorbeeld wanneer informatie uit een formulier automatisch op een andere plek terecht moet komen.

Automatiseren kan veel tijd besparen, maar ik automatiseer niet zomaar alles.

Eerst wil ik weten:

1. Welke informatie komt binnen?

2. Waar moet die informatie naartoe?

3. Wat moet er daarna gebeuren?

4. Waar kan het proces fout gaan?

Pas wanneer die route handmatig werkt, is automatiseren zinvol.

Anders automatiseer je geen goed proces. Je zorgt er alleen voor dat een onduidelijk proces sneller wordt uitgevoerd.

Mijn regel is daarom: Eerst werkbaar maken. Daarna pas koppelen.

Niet iedere tool hoeft de hoofdrol te spelen. Sommige software gebruik ik alleen voor een duidelijke, afgebakende taak.

Buffer

Buffer gebruik ik om socialmediaberichten vooruit te plannen. Dat helpt om content op één moment klaar te zetten in plaats van iedere dag opnieuw te moeten bedenken wat ik plaats.

Google Forms

Google Forms is handig voor eenvoudige formulieren, feedback of een intake waarvoor ik geen uitgebreid systeem nodig heb.

Tally

Tally gebruik ik wanneer ik een formulier wat flexibeler of visueel aantrekkelijker wil opbouwen.

Ik kies tussen deze tools op basis van het proces. Niet omdat één tool per definitie altijd beter is.

Ik ken en gebruik ook tools zoals Trello, MailerLite en WooCommerce, bijvoorbeeld binnen andere projecten of klantomgevingen.

Het zijn prima systemen, maar dat betekent niet dat ik ze allemaal tegelijk in mijn eigen bedrijf nodig heb.

• Trello kan heel prettig zijn voor een visueel takenbord.

• MailerLite is sterk gericht op e-mailmarketing en automatiseringen.

• WooCommerce biedt veel mogelijkheden voor een uitgebreide webwinkel.

De vraag is alleen niet welke tool de meeste functies heeft, de vraag is: Welke tool past bij wat jij verkoopt en bij de manier waarop jij wilt werken?

Voor mijn eigen bedrijf probeer ik steeds meer functies samen te brengen in Systeme.io. Niet omdat andere tools slecht zijn, maar omdat ik minder losse systemen wil onderhouden.

Begin niet met vergelijken van functies en abonnementen. Breng eerst je proces terug naar de basis.

Wil je:

• facturen versturen;

• afspraken plannen;

• bestanden organiseren;

• leads verzamelen;

• e-mails versturen;

• of digitale producten verkopen?

Kies eerst één probleem.

Misschien kan een tool die je al gebruikt het probleem prima oplossen.

Een extra app betekent ook:

• een extra account;

• extra instellingen;

• mogelijk een extra abonnement;

• meer onderhoud;

• en nóg een plek waar informatie kan staan.

Begin met de minimaal werkbare inrichting. Je hebt niet direct tien automatiseringen en een uitgebreid dashboard nodig.

Test eerst of de basis werkt.

Voeg pas iets toe wanneer je kunt benoemen welk probleem die uitbreiding oplost. Niet omdat het er professioneel uitziet. Niet omdat iemand anders het ook gebruikt.

Maar omdat het jouw werk aantoonbaar eenvoudiger maakt.

Meer hierover lees je in Efficiënte administratie voor zzp’ers - zonder tien nieuwe tools.

Systeme.io kan veel losse software vervangen. Maar juist door al die mogelijkheden kan het lastig zijn om te bepalen waar je begint.

• Welke pagina’s heb je nodig?

• Hoe bouw je een logische funnel?

• Welke e-mails horen erbij?

• En hoe zorg je dat alles technisch goed op elkaar aansluit?

Je kunt dat natuurlijk zelf vanaf een leeg scherm opbouwen. Maar je kunt ook beginnen met een structuur die al voor je is uitgewerkt.

Daarom werk ik aan praktische Systeme.io-templates voor ondernemers die geen ingewikkeld technisch project willen, maar wel professioneel willen starten.

Denk aan kant-en-klare templates voor:

• een leadmagnetfunnel;

• een verkooppagina;

• een bedankpagina;

• een eenvoudige e-mailflow;

• en een complete basisfunnel voor een digitaal product.

Je past de teksten, kleuren en afbeeldingen aan en kunt daarna veel sneller publiceren.

Geen dagen puzzelen.
Geen losse pagina’s zonder duidelijke route.
Geen technische shizzle.

Wel een werkende basis die je verder kunt aanpassen aan jouw bedrijf.

👉 Bekijk mijn Systeme.io-templates

Zijn de templates nog niet beschikbaar? Bekijk dan alvast mijn Toolbox met praktische producten voor meer structuur in je inbox, bestanden en werkprocessen.

Goede software hoeft niet indrukwekkend te zijn.

Een goede tool zorgt ervoor dat je weet:

• waar iets staat;

• wat de volgende stap is;

• en wanneer iets klaar is.

Zodra een systeem vooral extra beslissingen, meldingen en onderhoud oplevert, is het tijd om opnieuw te kijken. Niet naar wat je nog kunt toevoegen, maar naar wat juist eenvoudiger kan.

Want uiteindelijk gaat het niet om de hoeveelheid tools die je gebruikt. Het gaat erom dat jij meer tijd en mentale ruimte overhoudt voor het werk waarmee je daadwerkelijk geld verdient.