Simpel werkt beter

Je wilt meer overzicht. Dus je maakt een extra lijstje, probeert een nieuwe app of bouwt een dashboard waarin alles samenkomt.

Even voelt dat goed. Tot je ook dat systeem moet bijhouden.

Nu staan je taken in je agenda én in een app. Bewaar je documenten op meerdere plekken. En moet je eerst je dashboard bijwerken voordat je weet wat je vandaag gaat doen.

Je hebt meer georganiseerd, maar je werk is er niet makkelijker van geworden.

Simpel werken begint met kijken naar wat je dagelijks nodig hebt. Welke stappen helpen je vooruit? En welke vragen vooral extra aandacht?

Een uitgebreid systeem kan prima werken. Het wordt een probleem wanneer het onderhoud meer moeite vraagt dan het overzicht oplevert.

Dat merk je bijvoorbeeld als je:

• Dezelfde informatie op meerdere plekken bijwerkt.

• Steeds twijfelt waar je een bestand of taak moet neerzetten.

• Veel categorieën hebt die je nauwelijks gebruikt.

• Regelmatig opnieuw begint met een andere tool.

• Meer tijd besteedt aan de inrichting dan aan het werk waarvoor je het systeem maakte.

Neem een takenlijst. Je wilt kunnen zien wat je moet doen en wanneer. Maar als iedere taak eerst een categorie, prioriteit, energieniveau en meerdere labels nodig heeft, wordt iets vastleggen al een klus.

Sommige van die gegevens kunnen nuttig zijn. De vraag is: gebruik je ze ook om je werk te kiezen of te plannen?

Een systeem wordt niet professioneler door het aantal functies dat je gebruikt.

Een offerte-template die je makkelijk kunt aanpassen, helpt je meer dan een uitgebreid document waarin de opmaak bij iedere wijziging verspringt.

Een vaste klantmap helpt je meer dan een perfecte indeling die je bij iedere klant anders toepast.

En één takenlijst die je vertrouwt, helpt je meer dan drie apps waarin overal een stukje van je werk staat.

De waarde zit in het dagelijks gebruik. Je moet snel kunnen vinden wat je nodig hebt en begrijpen wat de volgende stap is.

Je hoeft niet je complete werkwijze om te gooien. Kies iets waar je regelmatig op vastloopt: je takenlijst, je bestanden of het maken van offertes.

Schrijf in één zin op waarvoor je dit onderdeel gebruikt.

Bijvoorbeeld:

“Mijn takenlijst moet laten zien wat ik nog moet doen en welke deadlines eraan komen.”

Of:

“Mijn klantmap moet zorgen dat ik alle documenten voor deze klant kan terugvinden.”

Dat geeft je een duidelijke toets voor alles wat je eraan toevoegt.

Kijk waar je dezelfde informatie opnieuw invoert, bewaart of controleert.

Staat een taak zowel in je mailbox als op je takenlijst? Werk je de klantgegevens in twee verschillende overzichten bij? Bewaar je dezelfde offerte in meerdere mappen?

Bepaal welke plek leidend is. Een tweede plek kan een functie hebben, maar moet iets toevoegen aan je werkwijze.

Bekijk welke labels, categorieën, kolommen of stappen je hebt toegevoegd omdat ze misschien ooit handig zouden zijn.

Gebruik je ze niet? Laat ze dan voorlopig weg.

Je kunt later altijd iets toevoegen wanneer daar een concrete reden voor is. Je hoeft vandaag niet alle mogelijke situaties op te vangen.

Stel dat je acties bewaart in je inbox, losse notities en een takenapp.

Wanneer je wilt beginnen, moet je eerst alle drie bekijken. Daarna bepaal je wat belangrijk is en probeer je te onthouden wat ergens anders nog staat.

Een eenvoudigere afspraak kan zijn:

• Nieuwe acties zet je op één vaste takenlijst.

• Je agenda gebruik je voor afspraken en tijd die je reserveert.

• Een mail archiveer je zodra de bijbehorende actie is vastgelegd en je hem niet meer in je inbox nodig hebt.

Daarmee heeft iedere plek een duidelijke functie. Je hoeft minder te zoeken voordat je kunt beginnen.

Ook een duidelijke werkwijze moet je gebruiken en af en toe nalopen.

Taken veranderen. Projecten worden afgerond. Bestanden komen binnen.

Het voordeel van een eenvoudig systeem is dat je minder losse beslissingen hoeft te nemen. Je weet waar iets hoort en hoe je het verwerkt.

Dat maakt het makkelijker om je werkwijze vol te houden, ook als je het druk hebt.

Een terugkerende handeling automatiseren kan handig zijn. Maar bepaal eerst wat er moet gebeuren.

Welke informatie komt binnen? Waar moet die naartoe? En wat gebeurt er als iets ontbreekt?

Als die route helder is, kun je beoordelen of automatiseren werk bespaart.

Soms is een vaste map of een herbruikbare template al voldoende. Soms helpt een koppeling tussen tools. Kies wat past bij het probleem dat je wilt oplossen.

In mijn overzicht van software en tools voor online ondernemers laat ik zien welke functie de tools binnen mijn eigen bedrijf hebben.

Kies één terugkerend moment waarop je denkt: waarom kost dit zoveel moeite?

Misschien zoek je steeds naar een klantdocument. Misschien maak je iedere offerte opnieuw. Of misschien open je dezelfde mails meerdere keren omdat je nog moet bepalen wat ermee moet gebeuren.

Maak dat onderdeel eenvoudiger.

Je hoeft geen compleet nieuw systeem te bouwen om verschil te merken. Eén duidelijke afspraak die je blijft gebruiken, kan al veel zoekwerk en twijfel wegnemen.

Begin dan met één vaste bewaarplek en een herkenbare indeling.

In mijn blog over een mappenstructuur voor je bedrijf laat ik zien hoe je klanten, bedrijfsprojecten, administratie en herbruikbare documenten organiseert. Je krijgt een praktisch voorbeeld dat je kunt aanpassen aan jouw werk.

Bekijk het voorbeeld van een mappenstructuur voor je bedrijf